Многие компании выработали некий шаблон ответа на негативный отзыв: «Добрый день, давайте разбираться, напишите в лс, когда была совершена покупка, номер договора и подробности».
Это совершенно правильно — логично, что прежде, чем принимать какие-то меры, нужно уточнить детали. Важный момент — это нужно делать в том числе, чтобы отсечь тех, кто: а) ругает вас по ошибке; б) ругает вас по заданию. Люди часто ошибаются и легко могут спутать одну компанию с другой. А фейковые негативные отзывы от конкурентов — печальная реальность.
Хорошо, вы получили претензию — дали шаблонно-правильный ответ. Подумайте о том, как это выглядит со стороны: публичной остается только начало — негатив и ваш формальный ответ, где вы что-то от человека требуете.
Возможно, проблема решится и человек станет вашим преданным клиентом по гроб жизни — но для всех остальных останется только ваше требование вместо решения проблемы. «Человек и так пострадал, а тут еще давай это, давай то и тишина!». Именно так все выглядит со стороны, можете не сомневаться.
Запрашивать необходимую информацию нужно — но если вы можете проверить претензию иначе — сделайте это.
Кроме этого обязательно:
а) давайте развернутый ответ, как минимум дополните шаблон чем-то вроде «Да, мы согласны, что такие ситуации не должны повторяться и работаем над этим»;
б) отслеживайте результат и говорите о нем — мы разобрались, проблема была (или не было) и мы решили ее так-то. Например, если проблема распространенная, можно рассказать, как делать правильно и призвать быть внимательнее.